Controllingübersicht

Controllingübersicht Funktion
Erforderliche Berechtigung	Controlling → Finanzcontrolling
Aufruf	Hauptmenü: Finanzcontrolling → Controlling

Wie die Controllingübersicht aussieht, können Sie ganz individuell festlegen. Sie entscheiden, welche Spalten Sie sehen möchten, ob für das ganze Jahr oder nur für einzelne Monate oder auch auf einen bestimmten Planstand eingeschränkt und wie diese Spalten heißen sollen. So eine individuell angepasste Controllingübersicht lässt sich natürlich auch unter einem bestimmten Namen abspeichern.

Abhängig von der in den Systemeinstellungen festgelegten Systemperiode erscheinen die zu planenden Spalten blau hinterlegt.

Im Kopfzeilenbereich können Sie noch einen Namen für die Ansicht angeben, der vom gespeicherten Namen abweichen kann und beim Export und Ausdruck erscheint. Am rechten Rand ist noch eine zusätzliche Anmerkung möglich.

2 Anlegen und Bearbeiten von Spalten

Durch Klick auf dieses Symbol 'Neue Spalte' können Sie Ihrer Controllingübersicht eine Spalte hinzufügen.

3 Hinzufügen einer Plankostenart

Um eine in der Controllingübersicht noch nicht enthaltene, neu zu beplanende Kostenart hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol .

4 Deltaspalte

Mit diesem Symbol können Sie eine sogenannte Deltaspalte erstellen, die zwei von Ihnen gewählte Spalten miteinander vergleicht und die Differenzen absolut oder prozentual anzeigt.

Im oberen Bereich legen Sie fest, welche beiden Spalten miteinander verglichen werden sollen.

Im Typ können Sie entscheiden, ob Sie die Abweichungen absolut oder prozentual angezeigt bekommen möchten.

Durch Festlegung von Unter- und/oder Obergrenze werden größere Abweichungen farblich hervorgehoben. (Selbstverständlich kann die gesamte Ansicht dann auch nach der Deltaspalte sortiert werden, sodass man die größten Ausreißer auf einen Blick hat.)

Unter Titel können Sie nach Wunsch einen Namen für die Spalte festlegen.

Möchten Sie die Einstellungen für die Deltaspalte nachträglich noch ändern, können Sie durch Rechtsklick auf den Spaltenkopf die Deltaspalte anwählen und das nebenstehende Dialogfenster öffnet sich erneut.

5 Tausender

Durch Mausklick auf dieses Symbol können Sie sämtliche Werte in Tausend € anzeigen lassen.

6 Gruppierte Ansicht

Sie können nach Wunsch die Controllingübersicht auch in Bilanzstruktur oder gegliedert nach Finanzpositionen anzeigen lassen, indem Sie auf den Auswahlbereich bei 'Gruppierung' klicken.

Mit Hilfe der kleinen Dreiecke vor den Positionsbezeichnungen oder des '+'- und '-'-Symbols in der Symbolleiste, können die einzelnen Ebenen ein- bzw. ausgeklappt werden. Auch beim Excel-Export bleibt die Gliederungsansicht erhalten.

7 Buchungen übernehmen

Planungsdaten können vollständig durch Klick auf die Schaltfläche 'Buchungen übernehmen' von einer Spalte auf eine andere übertragen werden. In der Zielspalte bereits bestehende Buchungen werden nicht überschrieben oder gelöscht.

Dies kann recht hilfreich sein, um beispielsweise die aktuellen Plandaten in den aktuellen Forecast zu übernehmen, sodass die Planenden nur noch die Veränderungen zum aktuellen Plan dokumentieren müssen. Großes Plus dieser Vorgehensweise ist die Ersparnis von Zeit und Eingabearbeit. Ein Nachteil dieser Methode ist allerdings, dass die Daten eventuell aus Zeit- oder Bequemlichkeitsgründen nicht mehr allzu kritisch betrachtet werden und Veränderungen seit der letzten Planung unberücksichtigt bleiben. Wir empfehlen diese Vorgehensweise für den Forecast, raten jedoch davon ab, den neuen Plan automatisch zu übernehmen, da die Fortschreibung von Fehlern begünstigt wird.

Um diese Funktion ausführen zu können, ist die Funktionsberechtigung 'Vollständige Planübernahme' erforderlich.

8 Anfangsbestände vortragen

Durch einfachen Klick auf die Schaltfläche können Sie zur Vorbereitung der jeweiligen Bilanz die Anfangsbestände vortragen. Dabei werden für alle Bilanzkonten die Salden des Vorjahres als Anfangsbestände auf das ausgewählte Jahr vorgetragen. Gleichzeitig werden bereits vorhandene Anfangsbestände überschrieben bzw. entfernt.

Wir empfehlen, die Anfangsbestände immer auch dann vorzutragen, wenn noch Istdaten für das vorangegangene Jahr eingespielt wurden.

In dem erscheinenden Dialog bekommen Sie abhängig von der eingestellten Systemperiode die drei bearbeitbaren Perioden zur Auswahl, in die Sie Anfangsbestände vortragen können.

9 Planstand setzen

Für nähere Informationen zu Planständen und dem Setzen eines Planstands lesen Sie bitte unter Planstand nach.

10 Stammdaten Kostenart

In der Spalte Kostenart gelangen Sie per Klick auf eine Kontonummer zu dem Stammdatenblatt für diese Kostenart. Erläuterungen hierzu finden Sie unter Kostenarten.

11 Erfassung, Bearbeitung oder Löschen von Buchungen

Durch Mausklick auf eine der Zahlen in den Zahlenspalten gelangen Sie zu den zugrundeliegenden Buchungen. Nähere Erläuterungen finden Sie unter Buchungsbearbeitung.