Mit dieser Version bringen wir den Rechnungseingang aus eCo 3 mit. Wir haben das gesamte Konzept noch einmal neu überarbeitet und um einige Funktionen ergänzt, die in eCo 3 fehlten. Aber auch für alle Controlling-Benutzer gibt es Neuigkeiten, die Sie weiter unten lesen können.

In dieser Version wurde das Programmverhalten des Kostenrechnungsberichts geändert. Bitte informieren Sie sich über notwendige Änderungen, bevor Sie das Update durchführen.

Der eCo 4 Rechnungseingang

Mit dem neuen Rechnungseingang haben wir die bereits vorhandene Funktionalität aus eCo 3 um lang erwartete Funktionen ergänzt – so erleichtert Ihnen eCo die Umsetzung des § 2b UStG durch Einschränkung der Steuerschlüssel anhand der Grundobjekte und unterstützt auch das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG.

Doch auch bereits Bekanntes haben wir verbessert:

Konfigurierbarer Workflow

In eCo 4 kann der Workflow nun komplett frei konfiguriert werden und über Bedingungen auch so gut wie jeden Sonderfall abdecken. Egal, ob Sie Zahlungsfreigaben nach dem Vier- oder Sechsaugenprinzip für bestimmte Grenzen benötigen oder eine zusätzliche Sonderprüfung für Reisekosten: Alle Informationen der Rechnung und Kontierung können verwendet werden, um den Workflow zu lenken, und pro Prüfung können Sie exakt festlegen, wer diese Prüfung durchführen darf. Auch im Nachhinein können Sie sehen, welches Verfahren zu einem bestimmten Zeitpunkt und für eine bestimmte Rechnung verwendet wurde und wer berechtigt war, entsprechende Prüfungen auszuführen.

Eine Übersicht für alle Rechnungen

Eine Ansicht für alles: Wie bereits aus der Controllingübersicht gewohnt, gibt es nun eine Liste, in der alle Rechnungen angezeigt werden. Diese können Sie bequem auf bestimmte Eigenschaften filtern und sich so z.B. alle Rechnungen, die sich an bestimmten Stellen des Workflow befinden oder die Sie gerade prüfen können, anzeigen lassen. Wie aus der Controllingübersicht und Pivotanalyse bekannt, können Sie sich die entsprechenden Kriterien als eigene Ansicht speichern, um schnell wieder darauf zurückgreifen zu können.

In der Übersicht können Sie auf einen Blick sehen, in welchem Schritt sich eine Rechnung gerade befindet und welche Schritte durchlaufen wurden und die Prüfung durchführen.

Vereinfachte Rechnungsbearbeitung

Die Bearbeitung der Rechnungsdaten wurde auch vereinfacht. So kann bspw. die Poststelle schon bekannte Daten eingeben und die Rechnung einem Verantwortlichen zuordnen, der dann die restlichen notwendigen Informationen ergänzt, um die Rechnung zur Prüfung zu geben.

Übernehmen von Aufteilungen

Aus der Bearbeitungsmaske können Aufteilungen zwischen Rechnungen kopiert werden. Weiterhin werden in einer Seitenleiste die letzten Rechnungen des gleichen Kreditors angezeigt, um per Mausklick die Kontierung aus diesen zu übernehmen. Dabei können Sie frei entscheiden, welche Felder Sie übernehmen möchten und welche leer gelassen werden sollen. Die Beträge werden aus der Seitenleiste immer prozentual übernommen, so dass Sie bspw. die Telefonkostenrechnung immer bequem gleichmäßig aufteilen können.

Erweiterung des Steuerschlüssels

Wenn in der Kostenart ein Steuerschlüssel hinterlegt ist, wird dieser automatisch und fest für die Aufteilung eingetragen. Ähnliches gilt für den ausgewählten Kostenträger: Die im Leistungstyp hinterlegte Steuerbarkeit bestimmt, ob ein Steuerschlüssel erforderlich ist oder ob die Aufteilung nicht steuerbar ist.

Unterstützung für Rechnungen nach § 13b UStG

Der neue Rechnungseingang bietet eine Unterstützung für Rechnungen mit Umkehr der Steuerschuld (Reverse-Charge-Verfahren). Für jede Rechnung legen Sie fest, ob es sich um einen Brutto- oder Nettobetrag handelt; abhängig davon werden Ihnen die passenden Steuerschlüssel angeboten und die Rechnung entsprechend an das Finanzbuchhaltungssystem übergeben.

Abseits des Rechnungseingangs

Neue Hilfe

Eine neue Hilfe löst die bisherige Wiki ab. Die neue Hilfe können Sie an jeder Stelle des Programms mit F1 an der Seite öffnen und erhalten dann kurze Erklärungen zum gerade geöffneten Bereich. Für alle, die genauer in die fachlichen Hintergründe einblicken wollen, stehen Links zu den entsprechenden Fachartikeln zur Verfügung, die dann umfangreich das Zusammenspiel erläutern. Beim Aufruf der Hilfe erscheint ein Hinweis, falls Sie noch nicht die aktuellste verfügbare Version nutzen sollten.

Historisierung der Berechtigungen

Ab dieser Version werden die vergebenen Objektberechtigtungen historisiert. In der Berechtigungsbearbeitung einer Person können Sie sich den Verlauf der Berechtigungen anzeigen und so genau sehen, wann eine Person auf welche Objekte berechtigt war. Auch die Änderungen in der Berechtigung, bspw. Schreibzugriff oder erweiterter Zugriff, werden dargestellt. Zudem werden auch die Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen im Verlauf angezeigt.

Einfügen aus Excel

In der Kapazitätserfassung und in den Verteilungsschlüsseln können Sie jetzt Daten aus Microsoft Excel einfügen, wenn diese dort die gleiche Spaltenstruktur wie in eCo haben. Für die Grundobjekte reicht es, wenn ein Text angegeben wurde, der zu einem eindeutigen Ergebnis in der Auswahlliste des entsprechenden Felds führt.

Unterstützung für .NET-TCP-Verbindungen

Neben der klassischen Verbindung über eine HTTPS-Verbindung kann der Client nun auch über eine .NET-TCP-Verbindung kommunizieren. Diese Verbindung überträgt die Daten in einem einfacheren Format und benötigt zur Übertragung geringere Datenmengen und somit auch kürzere Zeit. Mehr Informationen zur Aktivierung der .NET-TCP-Verbindung in Ihrer Organisation finden Sie im Administratorhandbuch.

Geändertes Programmverhalten

Kostenrechnungsbericht

Im Kostenrechnungsbericht wurde die Berechnung der Kostendeckungsgrade umgestellt. Künftig werden Kostenarten entsprechend Ihrer Zuordnung zu einer Ertrags- oder Aufwands-Bilanzposition als Erträge bzw. Aufwendungen berücksichtigt und nicht, wie in der Vergangenheit, in Abhängigkeit von Ihrem Saldo. Hierdurch kann bei Umlagekostenarten individuell festgelegt werden, ob für den Kostendeckungsgrad eine Berücksichtigung als Ertrag oder Aufwand erfolgen soll. Bei vorhandenen Mischkonten kann allerdings eine Anpassung erforderlich sein.

Ausgangslage

2021: Bestandsminderung von 150.000,- €
2022: Bestandserhöhung von 80.000,- €
Beides wird auf Kostenart X verbucht, die einer Ertrags-Bilanzposition zugeordnet ist.

Altes Berechnungsschema:

2021: Kontensaldo hat negatives Vorzeichen → Berücksichtigung als Aufwand

2022: Kontensaldo hat positives Vorzeichen → Berücksichtigung als Ertrag

Neues Berechnungsschema:

2021/2022 unabhängig vom Vorzeichen des Kontensaldos wird die Bestandsänderung als Ertrag berücksichtigt

→ Hier ist eine Aufsplittung der Konten erforderlich:

• Konto X1: Bestandserhöhungen → Zuordnung zu einer Ertrags-Bilanzposition
• Konto X2: Bestandsminderungen → Zuordnung zu einer Aufwands-Bilanzposition

Kleinere Neuerungen

• Unterstützung für EVA-DMS (nur Belegaufruf im Controlling)
• Unterstützung für d.3one im Rechnungseingang
• In allen Listen, in denen über die Symbolleiste Elemente auf- und zugeklappt werden können, können mit gedrückter Umschalttaste alle Elemente auf- oder zugeklappt werden
• In Listen, die eine Baumstruktur anzeigen, können Einträge mit den Pfeiltasten auf- und zugeklappt werden
• PDF-Dateien (z.B. in Anhängen, Berichten, Archivdokumenten) werden direkt in eCo angezeigt
• Personalverwaltung
  • In der Person kann der Teilzeitwert nun auf zwei Nachkommastellen genau angegeben werden
  • Beim Hinzufügen neuer Anmeldeinformationen kann nun die Verzeichnissuche verwendet werden, um den korrekten Benutzernamen zu ermitteln
• Grundobjekte
  • Aus einer Grundobjektsliste kopierte Objekte können als Nummern in Suchfelder eingefügt werden, um bspw. eine Buchungssuche gleich über mehrere Kostenstellen durchzuführen
  • In den Grundobjektslisten können die Summenobjekte zusammen über die Symbolleiste auf- und zugeklappt werden
• Leistungsgruppen werden nun immer endgültig gelöscht, statt wie bisher nur als gelöscht markiert zu werden
• Controllingübersicht: Für Bilanzkommentare werden nun auch Änderungsdatum und -benutzer gespeichert
• Buchungsliste
  • Über die Belegnummer können alle zugehörigen Buchungen angezeigt werden
  • Unter der Gesamtsumme wird die Abweichung zu einer einstellbaren Basis angezeigt. Über diese kann auch direkt die entsprechende Buchungsliste für den Vergleichswert geöffnet werden
• Buchungssuche
  • Anstelle der Periode wird nun die Basis als Spalte angezeigt
  • Es ist nun möglich, eine Suche ohne Einschränkung der Ergebnisanzahl durchzuführen
  • Stornierte Buchungen können aus der Buchungssuche ausgeschlossen werden
• Pivotanalyse: In den Ansichten wird nun auch gespeichert, welche Zeilen zugeklappt sind
• Berichte: Die Crystal-Reports-Komponente zum Anzeigen von Berichten wurde aktualisiert
• Bericht Anlage zur Planung: Stornierte Buchungen können ausgeblendet werden
• Umlagen
  • In der Liste der Verteilungsschlüssel werden in der Seitenleiste die Umlagen angezeigt, die den ausgewählten Verteilungsschlüssel verwenden
  • In der Bearbeitung eines Verteilungsschlüssel können Sie in Texteingabefeldern (nicht Auswahlfelder) wie in der Kapazitätserfassung mit den Pfeiltasten in die Zeile darüber oder darunter springen
  • Im Verteilungsschlüssel wird nun die Gesamtsumme angezeigt

Behobene Fehler und Probleme

• Bei der Suche im Hauptmenü wurden die gespeicherten Ansichten nicht durchsucht
• In den Grundobjektslisten wurden beim Neuladen der Liste alle Elemente wieder aufgeklappt
• Bei der Mehrfachbearbeitung konnte der Wert nicht auf kein gesetzt werden, wenn die ausgewählten Elemente unterschiedliche Werte enthielten
• Controllingübersicht: Die Daten konnten nicht nach Excel exportiert werden, wenn die Ansicht nach Leistungstypen gruppiert war
• Buchungliste
  • Beim Öffnen einer Buchungsliste, die auf einen Planstand eingeschränkt war, konnten Buchungen angelegt oder storniert werden. Die dabei entstandenen Buchungen waren in der Liste aber nicht sichtbar
  • Beim Anlegen von Artikelbuchungen wurde der Bruttopreis des Artikels verwendet
• Buchungsimport
  • Beim Import von Buchungen konnte es bei Problemen zum Absturz des Client kommen, anstatt eine Fehlermeldung anzuzeigen
  • Beim Importieren von CSV-Dateien als Excel-Datei wurden Spalten u.U. nicht korrekt erkannt
• Bericht Plan-GuV: Das Öffnen mit einem Planstand führte u.U. zu einem Fehler
• Bericht Anlage zur Planung
  • In der Ist-Summe für einen bestimmten Kostenträger wurden keine Buchungen berücksichtigt, die ein Projekt enthielten
  • Buchungen auf Kostenträger, die nicht explizit für den Benutzer berechtigt waren, wurden wie Buchungen ohne Kostenträger angezeigt
  • Wurde der Bericht für mehrere Kostenstellen aufgerufen, wurde unter jeder Kostenstelle als Kostenartsumme immer die Summe über alle Kostenstellen angezeigt
• Bericht Erfolgs-/GuV Plan-Ist-Vergleich
  • Die Abweichungen in den schwarz hinterlegten Zeilen wurde möglicherweise falsch berechnet
  • Kostenarten, die im Plan- und Ist-Vorjahr Nullsummen hatten, wurden nicht angezeigt, selbst wenn im Ist-Jahr eine Summe vorhanden war
• Bericht Geschäftsfeldersummen: Zum Teil wurden falsche Summen angezeigt
• IBL-Auftragswesen: Aufträge gelöschter Auftragsarten werden angezeigt, solange sie noch nicht abgeschlossen sind
• Umlagen
  • Das Löschen eines Verteilungsschlüssel wurde u.U. auch dann verhindert, wenn dieser in keiner Umlage mehr verwendet wurde
  • In der Bearbeitung der Verteilungsschlüssel wurden u.U. bestimmte Kostenstellen bzw. Kostenträger nicht in der Auswahlliste angeboten
  • Bei der Berechnung wurden auch nicht verwendete Verteilungsschlüssel auf korrekte Werte überprüft