Mit eCo 4.5 werden Teilzeitblöcke eingeführt, die nun die Änderung des Teilzeitwerts einer Person zu jedem beliebigen Zeitpunkt in den Kapazitäten abbilden können. Diese Teilzeitblöcke stellen eine grundlegende Veränderung in der Kapazitätserfassung dar. Um ein reibungsloses Update zu gewährleisten, sollten Sie vorher überprüfen, ob die Daten korrekt übernommen werden können.

Was Sie beachten müssen

Nehmen Sie die folgenden Schritte vor, bevor Sie das Update auf eCo 4.5 ausführen.

1. Prüfen Sie, dass in der Kurzbezeichnung der Kostenstelle, die als Dummy-Kostenstelle verwendet werden soll, der Text [dummy] steht
2. Überprüfen Sie, ob die Dummy-Kostenstelle anderweitig verwendet wurde. Wenn Sie das neuste Update von eCo 4.4 haben, können Sie dies aus den Stammdaten der Kostenstelle überprüfen
3. Prüfen Sie, dass alle Personen ein korrektes Befristungsdatum haben, insbesondere dass keine Personen ein Befristungsdatum haben, die noch aktiv sind

Wie die Teilzeitblöcke beim Update entstehen

Bei der Aktualisierung auf eCo 4.5 werden Teilzeitblöcke automatisch anhand der bisher vorhandenen Daten erzeugt:

• Teilzeitblöcke werden durchgehend angelegt
• Der Beginn ist die erste Kapazitätserfassung oder das Erstellungsdatum, wenn keine Kapazitäten vorhanden sind
• Für Personen mit Befristungsdatum endet der letzte Teilzeitblock mit dem Befristungsdatum oder der letzten Kapazitätserfassung, je nachdem, welches Datum später ist
• Bei Personen in Elternzeit wird nach dem Zeitraum der letzten Kapazitätserfassung ein Teilzeitblock mit 0% angelegt
• Bei allen anderen Personen bleibt der letzte Teilzeitblock gültig und ohne festgelegtes Ende

Die Abteilung und die Personalkategorie werden für alle Teilzeitblöcke aus den aktuell eingetragenen Daten übernommen.

Der Teilzeitwert wird aus den aktuell eingetragenen Daten übernommen, kann jedoch durch Kapazitäten auf der Dummy-Kostenstelle angepasst werden. Im entsprechenden Zeitraum wird der Teilzeitwert um den Wert auf der Dummy-Kostenstelle reduziert und die Kapazität gelöscht. Wenn sich der Wert auf der Dummy-Kostenstelle zwischen zwei Erfassungszeiträumen verändert, entsteht ein neuer Teilzeitblock.

Die Dummy-Kostenstelle

Um Veränderungen im Teilzeitwert abbilden zu können, ohne alte Kapazitäten zu verändern, wurde bisher eine Dummy-Kostenstelle verwendet. Für Mitarbeiter wurde als Teilzeitwert 100% eingetragen und auf diese Kostenstelle dann der Anteil verteilt, der nicht gearbeitet wurde, d.h. die Differenz vom eigentlichen Teilzeitwert zu den 100%. Diese Kostenstelle wurde dann aus der Gehaltsumlage ausgeschlossen.

Über diesen Umweg konnten in verschiedenenen Erfassungszeiträumen unterschiedliche Teilzeitwerte angegeben werden, die dann korrekt in den Umlagen berechnet wurden. Bei der Aktualisierung werden die Kapazitäten auf dieser Kostenstelle verwendet, um rückwirkend den tatsächlichen Teilzeitwert zu bestimmen und festzulegen, wie im vorigen Abschnitt beschrieben.

Damit die Dummy-Kostenstelle bei der Aktualisierung korrekt erkannt wird, muss in ihrer Kurzbezeichnung [dummy] eingetragen sein. Die Nummer oder andere Felder der Kostenstelle sind zur korrekten Erkennung irrelevant.

Außerdem wird die Dummy-Kostenstelle gelöscht. Daher muss vor der Aktualisierung gewährleistet sein, dass diese Kostenstelle nicht anderweitig verwendet wird. Eine anderweitige Verwendung könnte zum Beispiel sein:

• Buchungen auf der Kostenstelle
• Kapazitäten auf der Kostenstelle mit Kostenträger oder Projekt
• Eintragung als Abteilung für eine Person
• Verwendung als Quelle einer Umlage
• Verwendung als Ziel in einem Verteilungsschlüssel
• Verwendung als federführende Abteilung für einen Kostenträger oder ein Projekt

Mit dem letzten Update von eCo 4.4 wird Ihnen in den Stammdaten der Kostenstelle angezeigt, wenn die Kostenstelle bei der Aktualisierung als Dummy-Kostenstelle verwendet wird. Zudem können Sie hier gleich überprüfen, ob die Kostenstelle auch noch anderweitig verwendet wird.