Importregeln

Importregeln bearbeiten Funktion
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Importregeln (ehemals Überleitungen) ermöglichen die automatische Anpassung von Buchungsinformationen bei der Ausführung eines Finanzbuchungsdaten-Imports. Eine Importregel besteht aus einer oder mehreren Bedingungen, die geprüft werden, sowie einer oder mehreren Aktionen, die ausgeführt werden, wenn die Bedingungen zutreffen. Die Regeln ändern lediglich die Importdaten ab, sie müssen jedoch keine gültigen Daten erzeugen.

Beachten Sie bitte, dass das Kennzeichen zur Finanzrechnung anhand bestimmter Kriterien ebenfalls automatisch beim Buchungsimport gesetzt wird. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Finanzrechnung.

1 Anwendung der Importregeln

Die Importregeln werden beim Importieren der Datei angewendet, bevor die Buchungen geprüft werden und bearbeitet werden können bzw. übernommen werden. Dabei werden für jede Buchung zunächst die Regeln festgestellt, die auf die Buchung zutreffen. Nur wenn alle Bedingungen einer Regel zutreffen, wird die Regel angewendet. Anschließend werden die Aktionen dieser Regeln in beliebiger Reihenfolge ausgeführt.

Da die Prüfung der Bedingungen und die Aktionen in zwei einzelnen Schritten ausgeführt werden, können Importregeln sich nicht gegenseitig beeinflussen. Das bedeutet auch, dass die Bedingungen bereits für die Daten in der Importdatei zutreffen müssen. Eine Verkettung der Regeln ist also nicht möglich, daher ist die Reihenfolge der Regeln auch irrelevant.

2 Standardregeln

Insofern keine Importregeln existieren, wird automatisch die Standardregel für die Kostenstelle 8888 angelegt. Mit dieser Regel wird für alle Buchungen, die keine Kostenstelle angeben, die Kostenstelle 8888 eingetragen.

Diese Regel ist folgendermaßen aufgebaut:

Typ	Feld	Vergleichsoperator	Wert
Bedingung	Kostenstelle	ist leer
Aktion	Kostenstelle		8888

3 Aufbau einer Importregel

Eine Importregel besteht aus einem Namen, einer oder mehreren Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen. Der Name dient lediglich zur Beschreibung, hat jedoch keinen Einfluss auf die Anwendung der Regel

3.1 Bedingungen

Eine Bedingung besteht aus folgenden Elementen:

Feld	Vergleichsoperator	Vergleichswert
Das Feld, dessen Wert geprüft werden soll	Der Vergleich, der durchgeführt werden soll	Der Wert, gegen den der Vergleich ausgeführt werden soll (rechte Seite des Vergleichs). Nicht bei allen Vergleichsoperatoren verfügbar

Für Felder, die Grundobjekte angeben, wird die Nummer des Grundobjekts eingetragen. Dabei ist irrelevant, ob überhaupt ein Grundobjekt unter der Nummer existiert.

Es ist zu beachten, dass bei der Prüfung der Bedingungen bereits das Vorzeichen des Betrags umgedreht wurde. Daher muss z.B. eine Bedingung als Betrag größer 100 angegeben werden, wenn der Betrag in der Importdatei kleiner als -100 ist.

3.1.1 Vergleichsoperatoren

Operator	Werttypen	Beschreibung
gleich	alle	Prüft, ob das Feld dem exakten Vergleichswert entspricht.
ungleich	alle	Umkehrung von gleich.
in	Liste von Werten	Prüft, ob der Wert in einer Liste von Werten vorkommt.
nicht in	List von Werten	Prüft, ob der Wert nicht in einer Liste von Werten enthalten ist.
ist leer	nur solche, die leer sein können	Prüft, ob das Feld keinen Wert enthält. Bei Zeichenfolgen werden auch Werte als leer behandelt, die nur aus Leerzeichen bestehen.
ist nicht leer	nur solche, die nicht leer sein können	Umkehrung von ist leer.
größer als	alle	Prüft, ob der Wert der Buchung größer als der Vergleichswert ist. Bei Zeichenfolgen wird geprüft, ob der Wert der Buchung bei einer alphabetischen Sortierung nach dem Vergleichswert stehen würde. Bei Datumsfeldern wird geprüft, ob das Datum später als der Vergleichswert ist.
kleiner als	alle	Prüft, ob der Wert der Buchung kleiner als der Vergleichswert ist. Bei Zeichenfolgen wird geprüft, ob der Wert der Buchung bei einer alphabetischen Sortierung vor dem Vergleichswert stehen würde. Bei Datumsfeldern wird geprüft, ob das Datum früher als der Vergleichswert ist.
größer gleich	alle	Prüft, ob der Wert der Buchung größer oder gleich dem Vergleichswert ist. Bei Zeichenfolgen wird geprüft, ob der Wert der Buchung bei einer alphabetischen Sortierung nach dem Vergleichswert stehen würde oder gleich ist. Bei Datumsfeldern wird geprüft, ob das Datum später oder gleich dem Vergleichswert ist.
kleiner gleich	alle	Prüft, ob der Wert der Buchung kleiner oder gleich dem Vergleichswert ist. Bei Zeichenfolgen wird geprüft, ob der Wert der Buchung bei einer alphabetischen Sortierung vor dem Vergleichswert stehen würde oder gleich ist. Bei Datumsfeldern wird geprüft, ob das Datum früher oder gleich dem Vergleichswert ist.
enthält	Zeichenfolgen	Prüft, ob die Zeichenfolge an einer beliebigen Stelle die Zeichenfolge des Vergleichswerts enthält.
enthält nicht	Zeichenfolgen	Umkehrung von enthält.
beginnt mit	Zeichenfolgen	Prüft, ob die Zeichenfolge mit dem Vergleichswert beginnt.
endet mit	Zeichenfolgen	Prüft, ob die Zeichenfolge mit dem Vergleichswert endet.

3.1.2 Vergleichsoperatoren bei bereits existierenden Buchungen

Wurde ein bestimmter Buchungsstapel schon einmal importiert und soll aufgrund von Änderungen oder Ergänzungen erneut importiert werden, können Buchungen, die bereits in eCo existieren, durch eine Bedingung erkannt werden, um dann ausgeschlossen zu werden. Dazu können Sie im Feld Buchung existiert folgende Bedingungen nutzen:

Operator	Beschreibung
trifft zu	Prüft, ob die Buchung bereits vorhanden ist.
trifft nicht zu	Umkehrung von trifft zu.

3.2 Aktionen

Eine Aktion besteht aus folgenden Elementen:

Feld	Wert
Das Feld, dessen Wert gesetzt werden soll	Der Wert, der in das Feld geschrieben werden soll. Zum Leeren eines Feld muss dieses Feld leer gelassen werden

Für Felder, die Grundobjekte angeben, wird die Nummer des Grundobjekts eingetragen. Dabei ist irrelevant, ob überhaupt ein Grundobjekt unter der Nummer existiert. Ist dies nicht der Fall, wird in der Importbuchung das Grundobjekt trotzdem gesetzt, es würde aber ein Importfehler auftauchen, der angibt, dass das Grundobjekt nicht existiert.

Mit der Aktion Buchung ignorieren können Sie die Buchung vom Import ausschließen. Sie wird dann nicht in die Importschnittstelle mit aufgenommen

Die Aktion Buchung ignorieren erlaubt keine weiteren Aktionen. Sollten vorher andere Aktionen definiert worden sein, werden Sie gefragt, ob Sie die Aktion Buchung ignorieren anwenden und alle anderen Aktionen löschen möchten.

3.2.1 Platzhalter

Sie können die Nummer der Grundobjekte einer Buchung sowie den Buchungstext als Platzhalter in eine Aktion eintragen. Der Platzhalter wird dann durch den tatsächlichen Wert des angegebenen Feldes der ursprünglichen Buchung ersetzt. Der Platzhalter wird angegeben als <Feld>, z.B. <Kostenart>, um die Kostenartnummer einzufügen.

Platzhalter können auch nur einen Ausschnitt des ursprünglichen Werts einfügen. Die Angabe erfolgt dabei mit <Feld, Startposition> bzw. <Feld, Startposition, Endposition>. Die Startposition und die Endposition müssen 0-basiert angegeben werden, d.h. nach welcher Stelle der Platzhalter beginnen bzw. enden soll. Wenn ein negativer Wert angegeben wird, wird festgelegt, ab welcher Stelle vom Ende gezählt der Platzhalter beginnen oder enden soll, z.B. -3 für den Beginn ab dem drittletzten Zeichen.

Mit Platzhaltern wird Ihnen eine Anpassung der Daten des Finanzbuchhaltungssystems für eCo erleichtert. Typische Anwendungen sind:

• Die Übernahme eines Felds in ein anderes, z.B. die Kostenträgernummer in das Projekt-Feld.
• Das Ergänzen oder Abschneiden von Nummern, z.B. Ergänzen mit 0 oder Entfernen der letzten Stellen.
• Das Ergänzen von zusätzlichen Informationen, z.B. den Buchungstext bei bestimmten Bedingungen.

Beispiel: Ursprungswert in Kostenart 12345678

Wert in Aktion	Ergebnis	Kommentar
<Kostenart>	12345678	Der Originalwert wird übernommen, z.B. in ein anderes Feld.
0<Kostenart>	012345678	Der Originalwert wird um eine 0 am Anfang ergänzt.
<Kostenart, 2>	345678	Die ersten beiden Stellen werden abgeschnitten.
<Kostenart, 0, 5>	12345	Die Nummer wird auf fünf Stellen gekürzt.
<Kostenart, 2, 5>	345	Die Nummer wird auf fünf Stellen gekürzt und die ersten beiden Stellen dann abgeschnitten.
<Kostenart, -4>	5678	Die Nummer wird auf ihre letzten vier Stellen gekürzt.
<Kostenart, -4, -2>	78	Die Nummer wird auf ihre letzten vier Stellen gekürzt und die letzten beiden Stellen dann abgeschnitten.
00<Kostenart, -4, -2>00	007800	Die Nummer wird auf ihre letzten vier Stellen gekürzt und die letzten beiden Stellen dann abgeschnitten. Das Ergebnis wird dann am Anfang und am Ende mit 00 ergänzt.

4 Migration von eCo 3

In eCo 3 gab es keine frei definierbaren Importregeln, lediglich die Grundobjekte konnten mit Hilfe von Überleitungen umgeschrieben werden. Daher werden bei der Migration auf eCo 4 die Überleitungen nicht übernommen. Im folgenden Abschnitt wird erklärt, welche Regeln definiert werden müssen, um eine entsprechende Überleitung durchzuführen.

4.1 Kostenart-, Kostenstellen- und Kostenträgerüberleitung

Pro Überleitung müssen Sie eine Importregel nach folgendem Schema anlegen.

Bedingungen

Feld	Vergleichsoperator	Vergleichswert
Grundobjekt	gleich	Alte Nummer

Aktionen

Feld	Wert
Grundobjekt	Neue Nummer

4.2 Kostenträger-auf-Projekt-Überleitung

4.2.1 Beibehaltung der Nummer

Wenn im Kostenträgerfeld immer die Nummer steht, die in das Projektfeld eingetragen werden sollen, können Sie die Überleitung mit einer einzelnen Regel vornehmen.

Bedingungen

Feld	Vergleichsoperator	Vergleichswert
Kostenträger	in	Liste der Projektnummern

Aktionen

Feld	Wert
Kostenträger	leer
Projekt	<Projekt>

4.2.2 Änderung der Nummer

Wenn die Kostenträgernummer aus der Importdatei nicht der Projektnummer entspricht, müssen Sie pro Umleitung eine Regel nach folgendem Schema anlegen.

Bedingungen

Feld	Vergleichsoperator	Vergleichswert
Kostenträger	gleich	Kostenträgernummer

Aktionen

Feld	Wert
Kostenträger	leer
Projekt	Projektnummer