Beispielhafte Gruppenstrukturen

Wie die Nutzung von Gruppen und Gruppenberechtigungen sinnvollerweise erfolgen kann, soll hier anhand von einigen Beispielsituationen aufgezeigt werden.

1 Dezentrale Nutzung von eCo mit eingeschränkten Planungsberechtigungen

1.1 Ausgangssituation:

• Jeder Mitarbeiter hat Zugang zu eCo.
• Die Kapazitäten werden von allen Mitarbeitern selbst erfasst.
• Jeder Mitarbeiter soll für seinen Bereich Plan-, Forecast- und Ist-Buchungen auf den GuV-Konten für Sachkosten einsehen können. (d.h. Zugriff auf GuV-Kostenarten außer Personalkosten und Umlagen)
• Plan- und Forecastbuchungen werden durch einen eingeschränkten Personenkreis (z.B. Kostenstellen-Leiter) vorgenommen. Diese Personen sollen GuV-Konten vollumfänglich sehen dürfen.
• Mitarbeiter der Abteilung Rechnungswesen haben Zugriff auf alle Konten und sollen zudem zentral geplante Kostenarten bebuchen dürfen.

1.2 Gruppenstruktur

• Alle Mitarbeiter
  • Beschreibung: Lesezugriff zum Controlling, Kapazitätserfassung, GuV Sachkosten (ohne Personalkosten, ohne Umlagen)
  • Personen: Alle Mitarbeiter, außer Kostenstellen-Leitern und Mitarbeitern des Rechnungswesens
  • Untergruppen: Planberechtigte
  • Funktionsberechtigungen:
    • 'Finanzcontrolling'
    • 'Eigene Kapazitäten bearbeiten'
  • Objektberechtigungen: sämtliche GuV-Kostenarten außer Personal- und Umlagekostenarten; für alle anderen Grundobjektsarten keine Berechtigungsvergabe auf Gruppenebene

• Planberechtigte
  • Beschreibung: Buchungsberechtigung im GuV-Bereich, außer zentral geplante Kostenarten
  • Personen: Kostenstellen-Leiter und evtl. deren Stellvertreter
  • Untergruppen: ReWe
  • Funktionsberechtigungen:
    • 'Plan bearbeiten'
    • 'Forecast bearbeiten'
  • Objektberechtigungen: Personal- und Umlagekostenarten

• ReWe
  • Beschreibung: Mitarbeiter des Rechnungswesens, Buchungsberechtigung für alle (auch zentral geplante) Konten
  • Personen: Mitarbeiter des Rechnungswesens
  • Untergruppen: keine
  • Funktionsberechtigungen:
    • 'Rechnungswesen'
  • Objektberechtigungen: Bilanzkostenarten, Vollzugriff auf allen Kostenarten setzen

Wenn nun beispielsweise im Rechnungswesen ein neuer Auszubildender kommt und Sie möchten dem Mitarbeiter zwar von Anfang an Lesezugriff, aber noch keinen Schreibzugriff geben, fügen Sie den Mitarbeiter erstmal in der Gruppe 'ReWe' hinzu. In den Stammdaten des betreffenden Mitarbeiters werden nun die Funktionsberechtigungen 'Plan bearbeiten' und 'Forecast bearbeiten' mit einem grauen Häkchen angezeigt. Klicken Sie auf diese Berechtigungen, bis das rote Kreuzchen erscheint. Somit hat der Mitarbeiter zwar alle anderen Berechtigungen aus der Gruppe 'ReWe', aber die Buchungsberechtigung haben Sie ihm explizit verweigert. Wenn dann die Lehrzeit vorbei ist, bzw. der Mitarbeiter sich bewährt hat, entfernen Sie einfach die roten Kreuzchen wieder und somit hat der Mitarbeiter dieselben Berechtigungen wie alle anderen Mitglieder der 'ReWe'-Gruppe.

2 Nur teilweise dezentrale Nutzung von eCo

2.1 Ausgangssituation:

• Ausgewählte Mitarbeiter haben Zugang zu eCo.
• Die Kapazitäten werden von den Kostenstellen-Leitern erfasst.
• eCo-berechtigte Mitarbeiter sollen für ihren Bereich Plan-, Forecast- und Ist-Buchungen auf den GuV-Konten für Sachkosten einsehen können (d.h. Zugriff auf GuV-Kostenarten außer Personalkosten und Umlagen). Plan- und Forecastbuchungen werden nur durch Kostenstellen-Leiter und evtl. ihre Vertreter vorgenommen.
• Mitarbeiter der Abteilung Rechnungswesen haben Zugriff auf alle Konten und sollen zudem zentral geplante Kostenarten bebuchen dürfen.

2.2 Gruppenstruktur

• Leseberechtigte
  • Beschreibung: Lesezugriff zum Controlling, GuV Sachkosten (ohne Personalkosten, ohne Umlagen)
  • Personen: alle eCo-berechtigten Mitarbeiter, außer Kostenstellen-Leitern und Mitarbeitern des Rechnungswesens
  • Untergruppen: Planberechtigte
  • Funktionsberechtigungen:
    • 'Finanzcontrolling'
  • Objektberechtigungen: sämtliche GuV-Kostenarten außer Personal- und Umlagekostenarten; für alle anderen Grundobjektsarten keine Berechtigungsvergabe auf Gruppenebene

• Planberechtigte
  • Beschreibung: Buchungsberechtigung in den GuV Sachkosten, außer zentral geplante Kostenarten
  • Personen: Kostenstellen-Leiter und evtl. deren Stellvertreter
  • Untergruppen: ReWe
  • Funktionsberechtigungen:
    • 'Plan bearbeiten'
    • 'Forecast bearbeiten'
  • Objektberechtigungen: keine Berechtigungsvergabe notwendig, da bereits aus der Gruppe 'Leseberechtigte' vorhanden

• ReWe
  • Beschreibung: Mitarbeiter des Rechnungswesens, Buchungsberechtigung für alle (auch zentral geplante) Konten
  • Personen: Mitarbeiter des Rechnungswesens
  • Untergruppen: keine
  • Funktionsberechtigungen:
    • 'Rechnungswesen'
  • Objektberechtigungen: Personal- und Umlagekostenarten in der GuV, Bilanzkostenarten, Vollzugriff auf allen Kostenarten setzen

3 Funktions- und Objektberechtigungen voneinander unabhängig

3.1 Ausgangssituation:

• Ausgewählte oder alle Mitarbeiter haben Zugang zu eCo.
• Die Kapazitäten werden von den Kostenstellen-Leitern erfasst.
• eCo-berechtigte Mitarbeiter sollen für ihren Bereich Plan-, Forecast- und Ist-Buchungen auf den GuV-Konten für Sachkosten einsehen können (d.h. Zugriff auf GuV-Kostenarten außer Personalkosten und Umlagen). Manche davon sind buchungsberechtigt, andere wiederum nicht.
• Kostenstellen-Leiter und evtl. ihre Vertreter sollen alle GuV-Konten vollumfänglich sehen dürfen.
• Bestimmte Mitarbeiter haben Zugriff auf alle Konten.
• Die Planung oder auch Forecast-Anpassungen erfolgen abteilungsabhängig auf unterschiedliche Weise. Zum Teil planen die Kostenstellen-Leiter selbst, zum Teil delegieren Sie es an bestimmte Mitarbeiter. Das heißt, die Buchungsberechtigung lässt sich nicht an den Zugriffsberechtigungen für bestimmte Kontengruppen festmachen. Hier bietet sich an, mit zwei getrennten Gruppensträngen zu arbeiten.

3.2 Gruppenstruktur

• GuV-Sachkosten
  • Beschreibung: alle GuV Sachkosten außer Personalkosten und Umlagen
  • Personen: alle eCo-berechtigten Mitarbeiter, die eben nur diesen Kontenbereich sehen sollen
  • Untergruppen: GuV gesamt
  • Funktionsberechtigungen: keine Vergabe an dieser Stelle
  • Objektberechtigungen: sämtliche GuV-Kostenarten außer Personal- und Umlagekostenarten; für alle anderen Grundobjektsarten keine Berechtigungsvergabe auf Gruppenebene

• GuV gesamt
  • Beschreibung: alle GuV-Kostenarten incl. Umlagen
  • Personen: Kostenstellen-Leiter und evtl. deren Stellvertreter
  • Untergruppen: Bilanz und GuV
  • Funktionsberechtigungen: keine Vergabe an dieser Stelle
  • Objektberechtigungen: Personal- und Umlagekostenarten

• Bilanz und GuV
  • Beschreibung: Alle Kostenarten
  • Personen: z.B. Mitarbeiter des Rechnungswesens
  • Untergruppen: keine
  • Funktionsberechtigungen: keine Vergabe an dieser Stelle
  • Objektberechtigungen: Bilanzkostenarten

• Leseberechtigung
  • Beschreibung: Lesezugriff zum Controlling
  • Personen: alle eCo-berechtigten Mitarbeiter
  • Untergruppen: Buchungsberechtigung
  • Funktionsberechtigungen:
    • 'Finanzcontrolling'
  • Objektberechtigungen: keine Vergabe an dieser Stelle

• Buchungsberechtigung
  • Beschreibung: Buchungsberechtigung außer zentral geplante Kostenarten
  • Personen: Kostenstellen-Leiter und von ihnen benannte Personen
  • Untergruppen: Zentrale Planung
  • Funktionsberechtigungen:
    • 'Plan bearbeiten'
    • 'Forecast bearbeiten'
  • Objektberechtigungen: keine Vergabe an dieser Stelle

• Zentrale Planung
  • Beschreibung: Mitarbeiter, die zentral geplante Kostenarten bearbeiten sollen
  • Personen: z.B. Mitarbeiter des Rechnungswesens
  • Untergruppen: keine
  • Funktionsberechtigungen:
    • 'Rechnungswesen'
  • Objektberechtigungen: keine Vergabe an dieser Stelle