Versionsinformationen/4.2

eCo 4.2 veröffentlicht am 9. Oktober 2019
Status	aktuell
Vorige Version	eCo 4.1

eCo 4.2 ist die dritte Version von eCo 4. Sie enthält in erster Linie Verbesserungen der bisherigen Funktionalität im Controlling sowie die Anzeige und Bearbeitung mehrerer Elemente.

In eCo 4.2 wurden Projekte abgeschafft, die Unterkostenträger darstellen. Diese Projekte sind direkt einem Kostenträger statt nur einem Geschäftsfeld zugeordnet. Sie müssen diese Projekte in Unterkostenträger umwandeln, bevor Sie die Aktualisierung durchführen können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Unterkostenträger.

1 Neue Features

1.1 Das verbesserte Controlling

1.1.1 Controllingübersicht

Eine Ansicht ⁠– viele Möglichkeiten: In eCo 4.2 wurden die verschiedenen Controllingübersichten auf eine reduziert und die Funktionalität erweitert.

• Alle Ansichten vereint: In der Auswahl der Grundobjekte kann nun ausgewählt werden, nur Buchungen ohne oder mit Kostenträger und Projekt zu sehen. Das ehemalige Kostenträger- und Projektcontrolling entfällt dadurch.
• Frei konfigurierbare Spalten: Es können beliebig viele Spalten angelegt und für jede Spalte Jahr und Monatszeitraum festgelegt werden. So kann beispielsweise ein Jahr auf mehrere Quartalsspalten aufgeteilt werden. Das festgelegte Jahr wird immer in abhängig vom Systemjahr gebracht: Wird das Systemjahr um ein Jahr erhöht, ändern sich alle Spalten automatisch mit.
• Speicherbare Ansichten: Jede Ansicht kann unter einem bestimmten Namen abgelegt werden, um sie schnell wieder aufzurufen. Im Hauptmenü werden diese Ansichten unter dem Punkt Controlling angezeigt. In den Favoriten können Sie diese Ansichten auch in einer eigenen Struktur unterbringen. Ansichten können auch als Datei weitergegeben werden. Einige Vorlagen haben wir Ihnen schon bereitgestellt.
• Bilanz- und Finanzstruktur: Bei Gruppierung nach Bilanz- oder Finanzpositionen wird die Berichtsstruktur nun korrekt nachgebildet.
  • Summenzeilen werden ggf. als Fußzeilen angezeigt.
  • Elemente, für die Anzeigen in Bilanz bzw. Anzeigen in Finanzrechnung eingestellt ist, werden immer angezeigt.
  • Anfangsbestände und Jahresergebnis werden richtig angezeigt.
• Die Deltaspalten wurden zu Vergleichsspalten erweitert: Neben der prozentualen und absoluten Differenz kann nun auch der Durchschnittswert angezeigt werden.
• Nullsummen ausblenden: Auf Wunsch können Zeilen ausgeblendet werden, in denen in jeder Spalte der Wert 0 beträgt, auch wenn Buchungen vorhanden sind.
• Die Grundauswahl befindet sich nun im Kopfbereich der Controllingübersicht.
• Die Ist-Summen werden zwischengespeichert, um einen schnelleren Aufbau zu ermöglichen.
• Die Summen können nun auch nach Kontengruppen gruppiert werden.
• Die Controllingübersicht kann nun gedruckt werden.

1.1.2 Buchungsliste

Die Buchungsliste wurde so erweitert, dass nun alle wichtigen Informationen auf einen Blick vorhanden sind.

• Alle Informationen zur Kostenart: In der Kopfzeile wird nun zur Kostenart auch Beschreibung, zugehörige Kostenstellen, Beispiele, Abgrenzung und Hinweise angezeigt.
• Direkt ins Archiv: Wenn ein Archiv konfiguriert ist, kann mit dem Klick auf die Belegnummer der passende Beleg geöffnet werden.
• Kontrolle über die Finanzrechnung: In jeder Buchung kann nun festgelegt werden, ob die Buchung in die Finanzrechnung eingeschlossen, ausgeschlossen oder wie mit umgekehrtem Vorzeichen berücksichtigt werden soll.
• Alle Informationen auf einen Blick: Selbst wenn die Liste auf ein einziges Grundobjekt beschränkt ist, werden nun zur Übersichtlichkeit immer alle Grundobjekte der Buchunge in der Informationsleiste angezeigt.
• Stornierte Buchungen werden nun in der Liste markiert, die Stornobuchungen immer unter der Originalbuchung angezeigt.
• Beim Stornieren einer Buchung kann für die Stornobuchung eine Beschreibung angegeben werden. Stornobuchungen lassen sich nun nicht mehr ändern.
• Beim Öffnen der Buchungsliste über die Finanzpositionen werden nun Buchungen gekennzeichnet, die nicht in die Summe der Finanzposition fließen.
• Die Spalte für die Periode wird in Planung und Forecast nun nicht mehr für Kostenarten angezeigt, die linear oder über eine Saisonkurve verteilt werden.

1.2 Aufgaben und Anhänge

Zu jeder Buchung, die die aktuelle Person sieht, können nun Aufgaben und Anhänge erstellt werden.

1.2.1 Anhänge

An jede Buchung können Dateien angehängt werden. Diese werden auf dem eCo-Server gespeichert und können von jedem abgerufen werden, der die Buchung sehen kann.

1.2.2 Aufgaben

Für eine Buchung können beliebig viele Aufgaben erstellt werden. Eine Aufgabe wird einer Person zugewiesen und kann optional ein Fälligkeitsdatum enthalten. Ersteller sowie der Verantwortlicher der Aufgabe können die Aufgabe und den Status der Aufgabe ändern. Über die Statusänderungen wird Protokoll geführt. Es existiert ein zusätzlicher Bereich im Programmfenster, in dem alle der aktuellen Person zugewiesenen Aufgaben aufgelistet werden.

1.3 Bearbeitung mehrerer Elemente

In den Listen, in denen Elemente direkt bearbeitet werden, können nun auch mehrere Elemente gleichzeitig dargestellt oder bearbeitet werden. Werden mehrere Elemente ausgewählt, so werden die Informationen angezeigt, die für alle Elemente gleich sind. Beim Bearbeiten kann dann festgelegt werden, welche Felder geändert werden sollen. Mit dieser Möglichkeit kann beispielsweise über die Buchungssuche die Kostenstelle mehrerer Buchungen auf einmal geändert werden.

1.4 Personal- und Berechtigungsverwaltung

Mit eCo 4.2 haben sich einige Aspekte der Verwaltung von Personen und Berechtigungen geändert.

Für eine einzelne Person oder eine Gruppe können nun die Berechtigungen für alle Objekte angezeigt und bearbeitet werden. So gibt es immer einen Überblick darüber, auf welche Objekte eine Person oder eine Gruppe berechtigt ist.

Bisher war es mit der Berechtigung Personalverwaltung nur möglich, die Personen einzusehen, ohne sie bearbeiten zu können. Dazu waren Administrationsrechte notwendig. In eCo 4.2 wurden diese Berechtigungen nun erweitert:

• Mit der Berechtigung Personalverwaltung wird nun auch die Bearbeitung von Personen für den Benutzer freigeschaltet. Dabei können jedoch Funktionsberechtigungen, Objektberechtigungen und Anmeldeinformationen nicht bearbeitet werden.
• Mit der Unterberechtigung Berechtigungen verwalten wird die Bearbeitung von Funktions- und Objektberechtigungen für die Person freigeschaltet.
• Mit der Unterberechtigung Anmeldedaten verwalten können die Anmeldeinformationen festgelegt werden. Durch diese Berechtigung erhält der Benutzer auch die Möglichkeit, sich über das Benuztermenü oben links als eine andere Person anzumelden.
• Gruppen können nur gespeichert werden, wenn die Funktion Berechtigungen verwalten erlaubt ist, da Gruppen Einfluss auf die erteilten Berechtigungen nehmen können.

1.5 Weitere neue Funktionen

• Gleichzeitige Vorgänge: Im Client können nun mehrere Vorgänge gleichzeitig ausgeführt werden. Z.B. kann eine Liste geöffnet werden, während noch ein Bericht erstellt wird. Bisher konnten die Vorgänge zwar gleichzeitig gestartet werden, wurden jedoch nacheinander abgearbeitet, d.h. die Liste wurde erst geladen, wenn der Bericht erstellt war.
• Buchungsimport aus Excel: Plan- und Istbuchungen können aus einer Excel-Datei importiert werden.
• Links in der Vorschauleiste: Grundobjekte, die in der Vorschauleiste in einem Feld angegeben sind, können angeklickt werden und öffnen den zugehörigen Editor.
• Hilfe in eCo: Sie können die Hilfe in eCo kontextabhängig direkt mit F1 aufrufen. Die Hilfe wird nun direkt in eCo in einem weiteren Tab angezeigt.
• Controllingübersicht: Bei der Gruppierung nach Bilanzpositionen kann nun auf mehrere Bilanzgruppen
• Buchungsimport: Eine bereits vorhandene Buchung kann nun auf Wunsch trotzdem importiert werden.
• Schnellsuche: In Datumsfeldern kann nun auch der Größer-/kleiner-als-Vergleich genutzt werden.
• Buchungssuche: Im Suchtext können nun vollständig die Möglichkeiten aus der Schnellsuche genutzt werden. Bei der Suche nach Planbuchungen auf Kostenarten mit linearer Verteilung oder Verteilung nach Saisonkurve wird nun das gesamte Jahr durchsucht.
• Umlagen: In der Gehaltsumlage können nun einzelne Kostenstellen, Kostenträger und Projekte ausgeschlossen werden.
• Umverteilungen: Eine Umverteilung kann durch Duplizieren auf Basis einer bereits vorhandenen Umverteilung angelegt werden.
• Bearbeitung der Stammdaten und Grundobjekte: Mit der Berechtigung Stammdaten bearbeiten kann nun einer Person das Recht gegeben werden, alle Grundobjekte und Stammdaten zu bearbeiten. Ist diese Person jedoch kein Administrator, so kann sie sich selbst nicht als Verantwortlichen oder als Berechtigten eintragen.
• Stammdaten: Personalkategorien und Leistungstypen können nun bearbeitet werden.
• Grundobjekte: Ein Grundobjekt kann nun dupliziert werden, um ein neues Grundobjekt auf Basis eines bestehenden zu erstellen.
• In Editoren kann der Inhalt nun auch aktualisiert werden.

2 Änderungen

2.1 Unterkostenträger

Bisher konnten Projekte als Unterkostenträger verwendet werden, um Buchungen unter einem Kostenträger noch genauer aufzugliedern. Diese Projekte sind daran zu erkennen, dass sie in den Stammdaten einem Kostenträger statt einem Geschäftsfeld zugeordnet sind. Bei der Auswahl des Projekts wurde der zugehörige Kostenträger automatisch eingetragen.

Ab eCo 4.2 wird diese Konstellation nicht mehr unterstützt. Projekte müssen nun zwingend einem Geschäftsfeld zugeordnet werden, Unterkostenträger müssen als Kostenträger angelegt werden. Um eine genauere Aufgliederung durchzuführen, legt man für den ursprünglichen Kostenträger ein Geschäftsfeld an, unter dem dann ein allgemeiner Kostenträger sowie die Unterkostenträger angelegt werden. Durch die Aufhebung der Ebenenbegrenzung können Geschäftsfelder nun beliebig verschachtelt werden.

Auf der Downloadseite finden Sie das Skript zur Umstellung der Unterkostenträger, das die betroffenen Projekte in Kostenträger überführt und die Struktur wie im vorigen Absatz beschrieben umstellt. Dies geschieht rückwirkend für alle Buchungen. Dieses Skript muss vor der Aktualisierung durchgeführt werden. Bitte stellen Sie vor der Ausführung sicher, dass keine Kostenträger mit der gleichen Nummer wie die betroffenen Projekte existieren.

2.2 Berechtigungen auf Summenobjekte

Bisher konnten für Summenobjekte (Kontengruppen, Geschäftsbereiche, Geschäftsfelder und Cluster) Verantwortlicher und Stellvertreter angegeben sowie Berechtigungen hinterlegt werden. Diese Berechtigungen hatten lediglich Auswirkungen auf die Anzeige der Summenobjekte in Auswahlen und im Finanzcontrolling sowie die Bearbeitung der Stammdaten (bei Verantwortlichkeit oder Schreibrecht). Die für Summenobjekte angezeigten Summen bezogen sich jedoch lediglich auf die darunterliegenden, bebuchbaren und berechtigten Grundobjekte.

Ab eCo 4.2 gibt es keine Berechtigungen für Summenobjekte mehr.

• Die Felder Verantwortlicher und Stellvertreter sowie die Liste der Berechtigungen wurden entfernt.
• Summenobjekte sind nun für alle Personen sichtbar, die auf mindestens ein darunterliegendes, bebuchbares Grundobjekt berechtigt sind. Die angezeigten Summen beziehen sich auch nur auf die berechtigten Objekte.
• Um Summenobjekte anzulegen oder zu bearbeiten ist die Berechtigung Stammdaten bearbeiten notwendig.

2.3 Weitere Änderungen

• Grundobjekte: Die maximale Ebene ist nicht mehr eingeschränkt.
• Kapazitäten: Die Auswahlliste der Kostenträger und Projekte enthält nun alle Objekte unabhängig von den Berechtigungen.
• Kapazitäten: Die Arbeitszeit muss nun vollständig auf Kostenstellen verteilt werden.

3 Behobene Fehler und Probleme

• Buchungen: Beim Vollzugriff wurden in der Auswahl für Kostenstelle, Kostenträger und Projekt nicht alle Objekte angezeigt, sondern nur die berechtigten.
• Buchungen: Beim Stornieren von Buchungen wurde die Berücksichtigung in der Finanzrechnung nicht auf Umkehren gesetzt.
• Umlagenberechnung: Buchungen in den Aktiva und Passiva wurden nicht von der Berechnung ausgeschlossen.
• Buchungsimport: In der Importdatei angegebene Grundobjekte, die nicht in eCo vorhanden sind, konnten möglicherweise nicht mehr geändert werden.
• Umverteilungen: In der Liste der Belastungsbuchungen wurden die Nummern von Kostenstelle, Kostenträger und Projekt nicht angezeigt.
• Excel-Export: Bei der Formatierung von Betragsspalten, Datumsspalten und Prozentspalten wurde u.U. eine falsche Formatierung festgelegt