In den Rechnungskopfdaten werden die Daten festgelegt, die sich auf die gesamte Rechnung beziehen.

Ergänzen Sie gegebenenfalls fehlende Daten, um den Workflow für die Rechnung zu starten. Welche Angaben im Einzelnen fehlen, wird Ihnen angezeigt.

Sobald eine Rechnungsprüfung durchgeführt wurde, können Sie bestimmte Kopfdaten nicht mehr bearbeiten.

Titelbereich

Tags

Wählen Sie über Tag hinzufügen ein oder mehrere Schlagworte aus, um die Rechnung für spätere Auswertungen zu kennzeichnen. Die zur Auswahl stehenden Tags werden zentral verwaltet.

Sequenznummer

Die Sequenznummer identifiziert die Rechnung eindeutig und kann nicht manuell verändert werden. (maximal 40 Zeichen)

Kreditor

Der Kreditor der Rechnung. Sollte beim Scanvorgang der falsche eingetragen worden sein, können Sie über Kreditor ändern in der Symbolleiste einen anderen Kreditor aus den Stammdaten auswählen und bei der Rechnung hinterlegen. (Hinweis für Diamant-Nutzer)

Betrag

Der Gesamtbetrag der Rechnung. Durch das Vorzeichen legen Sie fest, ob es sich um eine Rechnung (positiver Betrag) oder eine Gutschrift (negativer Betrag) handelt.

Betragsart

Betragsart der Rechnung, bestimmt die verfügbaren Steuerschlüssel. Denken Sie bei Reverse-Charge-Sachverhalten bitte daran, die Rechnung als Netto-Rechnung zu kennzeichnen.

Stammdaten

Rechnungsnummer

Die externe Rechnungsnummer, die durch den Kreditor auf dem Rechnungsdokument angegeben wird. (maximal 100 Zeichen)

Rechnungsdatum

Das auf dem Rechnungsdokument genannte Rechnungsdatum.

Buchungsdatum

Das für die Buchung gültige Datum. Wird automatisch aus dem Rechnungsdatum übernommen und kann im Einzelfall geändert werden.

Sowohl Rechnungs- als auch Buchungsdatum dürfen maximal drei Monate in der Zukunft und sechs Monate in der Vergangenheit liegen.

Buchungstext

Text für die Buchungen, der im Buchhaltungssystem verwendet werden soll. Für einzelne Aufteilungen können abweichende Texte angegeben werden. (maximal 80 Zeichen)

Verantwortlicher

Die für die Rechnung verantwortliche Person bzw. deren Abteilung. Ändern Sie diesen, um die Rechnung an eine andere Person oder Abteilung weiterzugeben. Sie können die Verantwortung auch abgeben.
Der Verantwortliche kann nicht mehr geändert werden, sobald mindestens eine Prüfung durchgeführt wurde.

Notiz

Ergänzende Notizen zur Rechnung. Diese können auch nach Prüfung der Rechnung noch bearbeitet werden.

Zahlungsbedinungen

In der Regel werden die Zahlungsbedingungen wie Bankverbindung und Zahlungs- bzw. Skontofrist bei der Zahlungsart Überweisung automatisch gefüllt. Überprüfen Sie aber bitte immer, ob die Daten richtig eingetragen wurden.

Überweisung

Bei Zahlungsart Überweisung müssen Sie eine IBAN angeben. Zusätzlich können Sie noch eine BIC angeben. Unter Konto können Sie ein Bankkonto auswählen, über das die Bezahlung der Rechnung erfolgen soll. Dieser Eintrag wird nicht an die Fibu übergeben, sondern hat lediglich Notizfunktion.

Weiterhin können Sie die Zahlungsfrist und Skontogrenzen angeben.

Sonstige Zahlungsart

Sonstige Zahlungsarten sind beispielsweise Bankeinzug oder Barzahlung. Für diese Zahlungsart können keine Kontoverbindungen, Zahlungsfristen oder Skontogrenzen angegeben werden.

Vorschauleiste

In der Vorschauleiste werden im Bereich Verlauf bereits erfolgte Änderungen an den Rechnungskopfdaten angezeigt. Unter dem Bereich Letzte Rechnungen werden die letzten Rechnungen desselben Kreditors aufgelistet.

Je nach Zustand der Rechnung können bestimmte Felder schreibgeschützt sein.