Importregeln

Importregeln ermöglichen die automatische Anpassung von Buchungsinformationen beim Buchungsimport. Eine Importregel besteht aus einer oder mehreren Bedingungen, die geprüft werden, sowie einer oder mehreren Aktionen, die ausgeführt werden, wenn die Bedingungen zutreffen.

Die Importregeln werden beim Einlesen einer Importdatei angewendet, bevor die Buchungen geprüft und bearbeitet werden können bzw. übernommen werden. Dabei werden für jede Buchung zunächst die Regeln festgestellt, die auf die Buchung zutreffen. Nur wenn alle Bedingungen einer Regel zutreffen, wird die Regel angewendet. Anschließend werden die Aktionen dieser Regeln in beliebiger Reihenfolge ausgeführt.

Importregeln können sich nicht gegenseitig beeinflussen. Das bedeutet, dass die Bedingungen bereits für die Daten in der Importdatei zutreffen müssen. Eine Verkettung der Regeln ist nicht möglich, daher ist die Reihenfolge der Regeln irrelevant.

Beachten Sie bitte, dass das Kennzeichen zur Finanzrechnung anhand bestimmter Kriterien ebenfalls automatisch beim Buchungsimport gesetzt wird. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Finanzrechnung.

Bedingungen einer Importregel - Wenn…

Der Name der Importregel dient lediglich zur Beschreibung und hat keinen Einfluss auf die Anwendung der Regel.

Eine Bedingung besteht aus folgenden Elementen:

Feld: Das Feld, dessen Wert geprüft werden soll
Für Felder, die Grundobjekte angeben, wird die Nummer des Grundobjekts eingetragen.
Vergleich: Der Vergleich, der durchgeführt werden soll (bspw. gleich, größer als oder enthält)
Vergleichswert: Der Wert, mit dem verglichen werden soll. (Nicht bei allen Vergleichsoperatoren verfügbar)

Beim Ist-Import ist zu beachten, dass bei der Prüfung der Bedingungen bereits das Vorzeichen des Betrags umgedreht wurde. Daher muss z.B. eine Bedingung als Betrag größer 100 angegeben werden, wenn der Betrag in der Importdatei kleiner als -100 ist.

Aktionen einer Importregel - Dann…

Eine Aktion besteht aus folgenden Elementen:

Feld: Das Feld, dessen Wert gesetzt werden soll
Wert: Der Wert, der in das Feld geschrieben werden soll.
Zum Leeren eines Feldes muss dieses Feld leer gelassen werden.

Platzhalter

Sie können die Nummer der Grundobjekte einer Buchung sowie den Buchungstext als Platzhalter in eine Aktion eintragen. Der Platzhalter wird dann durch den tatsächlichen Wert des angegebenen Feldes der ursprünglichen Buchung ersetzt. Der Platzhalter wird bspw. angegeben als <Kostenart>, um die Kostenartnummer einzufügen.

Platzhalter können auch nur einen Ausschnitt des ursprünglichen Werts einfügen. Die Angabe erfolgt dabei mit <Feld, Startposition> bzw. <Feld, Startposition..Endposition>. Die Startposition und die Endposition müssen 0-basiert angegeben werden, d.h. nach welcher Stelle der Platzhalter beginnen bzw. enden soll. Wenn ein negativer Wert angegeben wird, wird festgelegt, ab welcher Stelle vom Ende gezählt der Platzhalter beginnen oder enden soll, z.B. -3 für den Beginn ab dem drittletzten Zeichen.

Mit Platzhaltern wird Ihnen eine Anpassung der Daten des Finanzbuchhaltungssystems für eCo erleichtert.

Übernahme der Kostenträgernummer in das Projekt-Feld.
Anhängen einer 0 an die Kostenartnummer <Kostenart>0
Kürzen der Kostenartnummer auf die ersten 5 Stellen <Kostenart, 0..5>
Abschneiden der Kostenartnummer um die letzten 2 Stellen <Kostenart, 0..-2>
Ergänzen des Buchungstextes in bestimmten Fällen

Standardregel

Die Standardregel für die Kostenstelle 8888 wird automatisch angelegt. Mit dieser Regel wird für alle Buchungen, die keine Kostenstelle angeben, die Kostenstelle 8888 eingetragen.

Bereits existierende Buchungen

Wurde ein bestimmter Buchungsstapel schon einmal importiert und soll aufgrund von Änderungen oder Ergänzungen erneut importiert werden, können Buchungen, die bereits in eCo existieren, durch eine Bedingung erkannt werden, um dann ausgeschlossen zu werden. Die zugehörige Importregel müsste so aussehen:

Wenn: Buchung existiert: trifft zu
Dann: Buchung ignorieren

Aufruf: Hauptmenü: Finanzcontrolling → Buchungsimport → Importregeln
Berechtigung: Controlling → Finanzcontrolling → Importregeln verwalten