Der Prüfprozess ist individuell konfigurierbar, er lässt sich an die Anforderungen und Dienstanweisungen Ihres Hauses anpassen. Hierbei ist festzulegen, welche Prüfschritte in welcher Reihenfolge abzuarbeiten sind und welche Bedingungen zum jeweiligen Prüfschritt führen sollen.

Gültigkeit

Für einen Workflow wird ein Datum hinterlegt, ab dem dieser gültig ist. Der Workflow bleibt solange gültig, bis ein Workflow mit einem neueren Datum existiert. Ein bestehender Workflow kann nicht mehr bearbeitet werden. Veränderungen führen stattdessen zur Erzeugung eines neuen Workflows, der infolge gültig sein soll.

Einer Rechnung wird beim Start des Workflows der aktuell gültige zugewiesen. Sie behält diesen während des ganzen Prüfverlaufs bei, auch wenn währenddessen ein neuer Workflow gültig wird. Wenn der Workflow auf den neuen gewechselt werden soll, muss die Rechnung neu gestartet werden.

Ein bisher gültige Betragsstaffelung in Höhe von € 5.000 soll angehoben werden auf € 10.000. Für alle neuen Rechnungen soll also die Zahlungsfreigabe bis zu einem Betrag von € 10.000 durch die Abteilungsleiter erfolgen. Bestehende Rechnungen, die sich bereits im Prüfprozess befinden, werden noch nach dem € 5.000-Schema abgeschlossen. Falls auch eine bestehende Rechnung bereits nach dem neuen Schema durchgeprüft werden soll, muss sie falsch geprüft und neu gestartet werden.

Prüfungsarten

Grundsätzlich sind zwei Arten von Prüfschritten zu unterscheiden:

Rechnungsprüfung

Die Rechnung wird in Ihrer Gesamtheit geprüft (z.B. Rechnerische Prüfung, Zahlungsanordnung)

Aufteilungsprüfung

Eine einzelne Aufteilung/Kontierung wird geprüft (z.B. Sachliche Prüfung)

Einzelne Prüfungen lassen sich zu Gruppen zusammenfassen, um beispielsweise mehrere gestaffelte Zahlungsanordnungen zusammen auswählen zu können.

Prüfungsschritt

Für einen Prüfungsschritt werden eine Farbe, ein Name und ggf. eine Gruppe festgelegt. Außerdem lässt sich konfigurieren, welche Berechtigungen für die Durchführung gelten.

• Welche Personen oder Gruppen können grundsätzlich prüfen?
• Sollen Objektberechtigungen greifen?
• Können bestimmte Personen zusätzlich prüfen? (in diesen Fällen greifen keine Objektberechtigungen)
  • Rechnungsverantwortlicher
  • Personen mit erweitertem Zugriff auf die Kostenstelle des Rechnungsverantwortlichen
  • Aufteilungsverantwortlicher (bei Aufteilungsprüfungen)
• Sollen vorherige Prüfer ausgeschlossen werden? (zur Einhaltung eines 4- oder 6-Augen-Prinzips)

Beziehungen

Beziehungen zwischen den Prüfungsschritten legen fest, in welcher Reihenfolge die Prüfungen durchgeführt werden müssen.

• Startbeziehung: Von der Archivabholung zur ersten Prüfung
• Prüfungsbeziehung: Von einer Prüfung zur nächsten Prüfung
• Endbeziehung: Von der letzten Prüfung zur Fibu-Übergabe

Für Beziehungen können Bedingungen festgelegt werden, um bestimmte Szenarien in speziellen Prüfungsschritten gesondert zu behandeln. Diese Bedingungen sind beispielsweise

• Betrag größer …
• Kreditor ist …
• Kontierung enthält Kostenart …
• Sachliche Prüfung vorgenommen durch …

Von einem bestimmten Prüfungsschritt ausgehend können somit verschiedene Prüfungen erreicht werden, in Abhängigkeit von den angegebenen Bedingungen.

Normaler Prüfprozess

Sachliche Prüfung → Rechnerische Prüfung → Zahlungsfreigabe

Reisekosten-Rechnungen

Sachliche Prüfung → Abteilungsleiterprüfung → Rechnerische Prüfung → Zahlungsfreigabe

Mehrere von einem Prüfungsschritt ausgehende Beziehungen werden in einer festgelegten Reihenfolge geprüft, wobei es immer eine Beziehung ohne Bedingungen geben muss (sonst-Fall), damit eine Rechnung von jedem Prüfungsschritt aus das Ende des Workflows erreichen kann.

In der Darstellung des Workflows zeigen die Kästchen die einzelnen Prüfschritte einschließlich der berechtigten Personen und die Pfeile eventuelle Bedingungen, die zu den jeweiligen Prüfschritten führen.

Aufruf

Hauptmenü: Rechnungseingang → Workflow