Die Kapazitätserfassung wird immer für die komplette ausgewählte Basis angezeigt. Wird die Kapazitätserfassung quartalsweise durchgeführt oder existieren mehrere Zeitabschnitte für die betreffende Periode, werden mehrere Spalten für die Kapazitätserfassung angezeigt und nicht bearbeitbare Zeiträume mit einem -Symbol gekennzeichnet.

Symbolleiste

Verteilung für Kostenstelle hinzufügen

Fügen Sie Ihrer Kapazitätserfassung eine weitere berechtigte Kostenstelle hinzu.

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Verwerfen der vorgenommenen Änderungen auf den zuletzt gespeicherten Stand

Basis: Auswahl der Erfassungsbasis

Wählen Sie die Periode aus, für die Sie Kapazitäten erfassen möchten. In der Auswahl werden oberhalb des Trennstrichs Zeiträume angezeigt, für die Ihr Administrator die Bearbeitung freigegeben hat. Unterhalb des Trennstrichs finden Sie Zeiträume, für die bereits Kapazitäten erfasst sind.

Vergleichsspalte ein-/ausblenden

Um die Kapazitätserfassung zu erleichtern oder einen Vergleich zum Vorjahr zu bekommen, kann eine Vergleichsspalte eingeblendet werden. Diese zeigt die Vorjahreserfassung bzw. die letzte vorliegende Erfassung an. In der Ist-Erfassung wird abweichend davon der Plan desselben Jahres zum Vergleich herangezogen.

Kopfzeile

Breite ändern

Der linke Bereicht mit den Grundobjekten und Kommentaren lässt sich in der Breite ändern, um mehrere Erfassungsspalten auch auf kleinen Bildschirmen anzeigen zu können. Verschieben Sie dazu im Kopfbereich den grauen Trennstrich mit der Maus auf die entsprechende Breite. Per Doppelklick auf den Trennstrich wird eine optimale Spaltenbreite eingestellt.

Zusatzinfos in den Spaltenköpfen

Wenn Sie den Mauszeiger über die Spaltenköpfe bewegen, werden Ihnen in einem Tooltipp neben VZÄ und Stunden auch Kostenstelle und Kommentar für diesen Zeitabschnitt angezeigt.

Erfassungsvarianten

Automatischer Rest

Erfolgt die Erfassung mit automatischer Rest-Ermittlung, so muss zunächst der Gesamtanteil für die Kostenstelle eingetragen werden; 100 %, wenn Sie nur für eine Kostenstelle tätig sind. Wenn Sie für mehrere Kostenstellen tätig sind, tragen Sie den entsprechenden Anteil ein.

Unterhalb der Kostenstelle können dann Kapaziäten auf Kostenträger und Projekte verteilt werden, sofern direkt zuordenbar. Sie können bei jeder Erfassung einen Kommentar ergänzen. Die Eintragung kann in Prozentwerten oder in Stunden vorgenommen werden, wobei die auf den Zeitraum entfallenden Stunden einer Durchschnittsbetrachtung entsprechen und nicht die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden darstellen.

Ein Kostenträger oder Projekt kann mehrfach unter einer Kostenstelle angegeben werden, wenn ein Kommentar dazu eingetragen wird. So ist eine differenziertere Erfassung möglich.

Die Differenz zwischen der Gesamtkapazität der Kostenstelle und der einzeln für Kostenträger und Projekte erfassten Kapazitäten wird automatisch errechnet und als Rest eingetragen, der direkt der Kostenstelle für allgemeine Tätigkeiten zugeordnet wird. Dieser kann bei Bedarf über Kommentare weiter aufgegliedert werden.

Automatische Summen

Auch bei der Erfassung mit automatischer Summenbildung erfassen Sie Kapazitäten für Kostenträger und Projekte einzeln. Allgemeine Tätigkeiten für die Kostenstelle, die nicht Kostenträgern oder Projekten zugeordnet werden können, müssen in dem Fall manuell in der Zeile Rest (direkt der Kostenstelle zugeordnet) erfasst werden. Der Rest kann auch hier bei Bedarf über Kommentare weiter aufgegliedert werden.

eCo errechnet automatisch die Gesamtkapazität der Kostenstelle.

Die Kapazitätserfassung lässt sich nur speichern, wenn sie zu 100 % erfasst wurde oder vollständig leer ist. Erfasste Elemente können über am linken Rand gelöscht werden.

Kopieren und Einfügen

Spalte

Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) im Spaltenkopf einer Erfassung kann diese durch Ausschneiden oder Kopieren in die Zwischenablage eingefügt werden. Das Einfügen in eine andere Erfassungsspalte erfolgt wiederum über das Kontextmenü. Beim Einfügen werden bereits vorhandene Einträge mit den Werten aus der Zwischenablage überschrieben und fehlende Einträge ergänzt.
Über das Kontextmenü ist auch ein Leeren der gesamten Erfassungsspalte möglich.

Excel

Sie können Daten aus Microsoft Excel einfügen, wenn diese dort die gleiche Spaltenstruktur wie in eCo haben. Für die Grundobjekte reicht es, wenn ein Text angegeben wurde, der zu einem eindeutigen Ergebnis in der Auswahlliste des entsprechenden Felds führt.

Berechtigungen bei der Kapazitätserfassung

Bei der Erfassung durch den Mitarbeiter selbst, den Administrator oder den eigenen Abteilungsleiter greifen keine Objektberechtigungen, das heißt, es können Kapazitäten für alle Kostenstellen, Kostenträger oder Projekte angegeben werden, auch wenn dafür in eCo normalerweise kein Zugriffsrecht besteht. Ein abteilungsfremder Kostenstellenleiter, dem ein Mitarbeiter nur zum Teil zugeordnet wurde, kann die Kapazitäten dieses Mitarbeiters hingegen nur im Rahmen seiner Objektberechtigungen bearbeiten.

Kostenstellen, Kostenträger und Projekte die gelöscht, gesperrt oder abgelaufen sind, erscheinen unabhängig von Objektberechtigungen grundsätzlich nicht zur Auswahl, es sei denn, auf sie wurden in angezeigten Zeiträumen bereits Kapazitäten erfasst.