Um zu gewährleisten, dass Rechnungen rechtzeitig im Workflow verarbeitet werden und nicht “liegenbleiben”, können verschiedene Eskalationen eingerichtet werden. eCo ermittelt anhand von Ihnen festgelegter Regeln, in welcher Eskalationsstufe sich eine Rechnung befindet, zeigt diese im Programm an und benachrichtigt ggf. bestimmte Personen darüber.
Die Benachrichtigung erfolgt nur dann, wenn der Benachrichtigungsdienst eingerichtet wurde.
Eskalationsarten
Die Eskalationen können dabei ausgehend vom Rechnungseingang oder dem letzten Prüfungsschritt in die Zukunft gerichtet sein oder ausgehend von einer Zahlungs- oder Skontofrist rückwärts gerichtet.
- Gesamteskalation →
- Tage ab Scandatum
- Prüfungseskalation →
- Tage seit Erreichen des aktuellen Prüfungsschritts (Inaktivität)
- Zahlungseskalation ←
- Tage bis zum Ablauf der Zahlungsfrist
- Skontoeskalation ←
- Tage bis zum Ablauf einer Skontogrenze
Einstellungen
Pro Eskalationsart und -stufe können Sie festlegen, nach wievielen Tagen die Rechnung eskalieren soll und wer dabei benachrichtigt werden soll. Neben namentlich genannten Personen oder Gruppen können dies auch sein:
- Rechnungsverantwortlicher
- Abteilung: Personen mit erweitertem Zugriff auf die Abteilung der Rechnung
- Aufteilungsverantwortliche
- Prüfungsberechtigte: Personen, die aktuell prüfen können
Außerdem können Sie eine Farbe auswählen, mit der eine eskalierte Rechnung gekennzeichnet werden soll.
Eskalationszustand
Eine Rechnung hat immer nur einen Eskalationszustand. Pro Eskalationsart ist immer nur die zuletzt erreichte Eskalationsstufe entscheidend. Sollten gleichzeitig mehrere Eskalationsarten erreicht werden, so wird für die Anzeige des Eskalationszustands folgende Reihenfolge herangezogen:
- Gesamteskalation
- Prüfungseskalation
- Zahlungseskalation
- Skontoeskalation
Beim Zurückstellen einer Rechnung kann durch die Festlegung einer Frist die Eskalation und die Benachrichtigung dazu vorübergehend für die Rechnung abgeschaltet werden. Die Rückstellung schiebt den Eskalationszeitpunkt aber nicht nach hinten.
- Für die Prüfungseskalation sollen nach 1 Tag die Prüfungsberechtigten benachrichtigt werden und nach 3 Tagen deren Abteilungsleiter sowie der Rechnungsverantwortliche.
- 2 Tage vor Ablauf der Skontofrist soll die Buchhaltung benachrichtigt werden und 3 Tage vor Erreichen des Zahlungsziels der Rechnungsverantwortliche.
- Aufruf
- Hauptmenü: Rechnungseingang → Eskalationen