Bei der Kontierung von Rechnungen kann der Steuerschlüssel bereits automatisch gesetzt oder die Auswahl der zur Verfügung stehenden Steuerschlüssel zumindest eingeschränkt werden.

In eCo werden dabei Kostenart und Kostenträger einer Aufteilung sowie die Betragsart des Rechnungsbetrags überprüft.

Brutto-/Netto-Rechnung

In den Rechnungskopfdaten kann die Betragsart auf netto umgestellt werden, um Reverse-Charge-Sachverhalte abbilden zu können. Im Normalfall handelt es sich um Brutto-Rechnungen, das heißt der Rechnungsbetrag enthält die Steuer und diese wird bei der Übergabe an die Fibu herausgerechnet. Bei Netto-Rechnungen hingegen wird die Steuer auf den Rechnungsbetrag aufgeschlagen. Die Auswahl der Betragsart im Rechnungskopf schränkt die zur Verfügung stehenden Steuerschlüssel entsprechend ein.

Brutto-Rechnung

Kostenträger

Der zwingend bei einem Kostenträger hinterlegte Leistungstyp legt fest, ob der Kostenträger steuerbar ist oder nicht.
Ist der Kostenträger folglich nicht steuerbar, wird der Steuerschlüssel bei Brutto-Rechnungen automatisch auf den nicht steuerbaren festgelegt. Eine manuelle Änderung ist nicht möglich.
Ist der Kostenträger steuerbar oder wurde gar kein Kostenträger angegeben, so kann der Steuerschlüssel gegebenenfalls durch die Kostenart festgelegt sein.

Kostenart

Bei den einzelnen Kostenarten haben Sie die Möglichkeit, einen Steuerschlüssel in den Stammdaten zu hinterlegen. Dies ist sinnvoll bei Konten, die Sie auch in der Fibu anhand von Steuersätzen unterteilt haben. Bei Konten, die mit unterschiedlichen Steuersätzen bebucht werden, sollte die Eintragung unterbleiben. Ein gegebenenfalls hinterlegter Steuerschlüssel wird bei einer Aufteilung automatisch eingetragen, wenn auf die Kostenart kontiert wird. Eine manuelle Änderung ist nicht möglich.

Netto-Rechnung

Kostenträger

Bei Netto-Rechnungen legt die Steuerbarkeit des Kostenträgers fest, ob die Vorsteuer geltend gemacht werden kann oder nicht. Da es in beiden Fällen mehrere Steuerschlüssel geben kann, ist der Steuerschlüssel manuell auszuwählen, sofern er nicht bereits durch die Kostenart festgelegt wurde.

• Kostenträger ist nicht steuerbar: Es können nur Netto-Steuerschlüssel ohne Vorsteuerabzug ausgewählt werden.
• Kostenträger ist steuerbar: Es können nur Netto-Steuerschlüssel mit Vorsteuerabzug ausgewählt werden.
• Kein Kostenträger angegeben: Es können Netto-Steuerschlüssel mit oder ohne Vorsteuerabzug ausgewählt werden.

Sollte bei der Kontierung eine Kombination aus Kostenart, Kostenträger und Betragsart gewählt werden, deren Steuersätze in Widerspruch zueinander stehen, bekommt der Mitarbeiter eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Bei der Einrichtung des Workflows sollte darauf geachtet werden, einen Prüfungsschritt durch die Buchhaltungsabteilung relativ weit am Ende anzusiedeln, damit die Überprüfung der Steuerschlüssel durch geschulte Mitarbeiter vor der Fibu-Übergabe sichergestellt ist.