Vorhandensein aktiver Umlagen

Beim Auslösen der Umlageberechnung wird zunächst überprüft, ob aktive Umlagen vorhanden sind. Wenn keinerlei Umlagen vorhanden sind, kann keine Umlageberechnung durchgeführt werden und es erscheint eine Fehlermeldung. Liegen für die aktuelle Basis nur gelöschte Umlagen vor, können evtl. für die Basis bestehende Umlagebuchungen durch Auslösen der Umlageberechnung gelöscht werden.

Vollständigkeit der Kapazitätserfassung

Anschließend wird überprüft, ob die zugrundeliegende Kapazitätserfassung vollständig ist. Ist dies der Fall, läuft der Prozess automatisch weiter. Sind die Kapazitäten jedoch nicht vollständig erfasst, erscheint ein Hinweis mit der Möglichkeit, die Umlageberechnung trotzdem mit unvollständigen Kapazitäten fortzusetzen oder der Berechnung eine andere Kapazitätenbasis zugrunde zu legen. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn Sie Umlagen für den Plan berechnen möchten, ohne die komplette Kapazitätserfassung für diese Periode einzufordern. Sie können dann die Umlageberechnung für den Plan auf Basis der Ist-Kapazitäten durchführen.

Prüfung auf gesperrte / gelöschte Grundobjekte

Im nächsten Schritt wird im Hintergrund überprüft, ob bestimmte Umlagebuchungen aufgrund von Sperrungen oder Löschungen nicht erzeugt werden könnten. Sie erhalten bei Vorliegen solcher Hinderungsgründe eine Fehlermeldung.

In der Kapazitätserfassung einiger Mitarbeiter ist ein Kostenträger angesprochen, der jedoch zwischenzeitlich zum Buchen gesperrt wurde.

Erst wenn diese Fehler alle bereinigt wurden, lässt sich die Umlageberechnung tatsächlich durchführen.

Löschen / Stornieren bestehender Umlagebuchungen

Die Umlageberechnung für eine Periode kann mehrfach ausgeführt werden. Bereits existierende Umlagebuchungen für diese Periode werden gelöscht, bevor die neuen Umlagebuchungen erzeugt werden. Wurden die bestehenden Umlagebuchungen bereits mit einem Planstand versehen, werden die Umlagebuchungen storniert.

Erzeugung der Umlagebuchungen

Plan / Forecast

In der Umlageberechnung für den Plan oder Forecast wird jahresweise vorgegangen.

Verteilungsschlüssel und Kapazitätserfassungen liegen auf das gesamte Jahr bezogen vor.

Die Beträge der Quelle werden für das gesamte Jahr zusammengefasst und entsprechend des zugrundeliegenden Verteilungsmusters auf die einzelnen Ziele verteilt. Buchungsperiode für die Umlagebuchungen ist dabei der Januar des betreffenden Jahres.

Ist

Bei der Umlageberechnung im Ist wird hingegen monatsweise vorgegangen.

Das heißt, die Beträge einer Quelle werden für jeden Monat aufsummiert und an die entsprechenden Ziele weiterverteilt.

Bei einer Verteilung nach Verteilungsschlüssel wird dafür einfach der Jahresschlüssel zugrunde gelegt. Wird auf Basis der Personalkapazitäten verteilt, ist noch zu unterscheiden, ob diese für das gesamte Jahr oder quartalsweise erfasst wurden. Bei einer quartalsweisen Kapazitätserfassung wird dem jeweils zu verteilenden Monat die Kapazitätserfassung des zugehörigen Quartals zugrunde gelegt. Buchungen für den Monat Mai beispielsweise werden auf Basis der Kapazitätserfassung für das 2. Quartal weiterverteilt.

Manuelle Überprüfung

Nach erfolgreich abgeschlossener Umlageberechnung sollte eine manuelle Überprüfung erfolgen. Einen ersten Anhaltspunkt liefert die Auswertung der nicht vollständig umverteilten Kostenstellen, die Sie über die Umlagenliste aufrufen können. Mehrere Gründe können dazu führen, dass eine Kostenstelle nicht vollständig umverteilt wurde. Wir unterstützen Sie gerne im Einzelfall. Sprechen Sie uns einfach an.